VERBİS Kaydı Nedir ve Neden Önemlidir?
Günümüzde dijital verilerin hızla arttığı, kişisel bilgilerin sürekli olarak toplandığı ve işlendiği bir dünyada, kişisel verilerin korunması büyük bir önem taşıyor. Türkiye’de kişisel verilerin korunmasına ilişkin düzenlemeler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile güvence altına alınmış olup, bu yasanın bir parçası olarak VERBİS (Veri Sorumluları Sicili) kaydı yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Peki, VERBİS kaydı nedir? Kimler VERBİS kaydı yaptırmak zorundadır ve bu kaydın hukuki anlamı nedir? İşte bu soruların yanıtları:
VERBİS Nedir?
VERBİS, Veri Sorumluları Sicilinin kısaltmasıdır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde, kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanması süreçlerinden sorumlu olan veri sorumlularının kayıtlı olduğu bir veri tabanıdır.
Bu sicil, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) üzerinden oluşturulur ve Türkiye’de faaliyet gösteren işletmelerin, derneklerin, kamu kurumlarının ve diğer veri sorumlularının kişisel verileri nasıl işlediği konusunda şeffaflık sağlamayı amaçlar.
VERBİS Kaydının Amacı
VERBİS kaydının temel amacı, kişisel verilerin korunmasını sağlamak ve veri güvenliğini artırmaktır. Bu kayıt, veri sorumlularının kişisel verileri işlerken uyması gereken hukuki yükümlülükleri yerine getirip getirmediğini denetlemek ve şeffaflık sağlamak için önemlidir. Ayrıca, KVKK kapsamında veri güvenliği ile ilgili gerekli tedbirlerin alınıp alınmadığını izlemek için bir araçtır.
Kimler VERBİS Kaydı Yaptırmak Zorundadır?
KVKK‘ya göre, VERBİS kaydı yaptırmak zorunda olan veri sorumluları, aşağıdaki üç temel kritere göre belirlenir:
- Yıllık Ciro Tutarı:
- Eğer veri sorumlusunun yıllık net satış hasılatı veya mali büyüklüğü 25 milyon TL’nin üzerinde ise, VERBİS kaydını zorunlu olarak yapmak durumundadır.
- Çalışan Sayısı:
- Çalışan sayısı 50’den fazla olan şirketler, bu kaydı yapmak zorundadır. Yani, küçük işletmeler için daha az yükümlülük olsa da, daha büyük ölçekli işletmeler için VERBİS kaydı bir zorunluluktur.
- Hassas Kategorideki Verilerin İşlenmesi:
- Eğer bir işletme, özel nitelikli kişisel verileri (örneğin, sağlık verileri, cinsel hayatla ilgili veriler, biyometrik veriler vb.) işliyorsa, bu tür verileri işleyen tüm veri sorumluları, ciro büyüklüğüne bakılmaksızın VERBİS kaydını yapmak zorundadır.
VERBİS Kaydının İçeriği Nedir?
VERBİS kaydı yapılırken, veri sorumlusunun kayıtta sağlaması gereken bilgiler şu şekildedir:
- Veri Sorumlusunun Kimliği: İsim, unvan, adres ve iletişim bilgileri.
- Veri İşleme Amaçları: Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği ve bu verilerin hangi hukuki gerekçeye dayanarak işlendiği.
- Veri Kategorileri: Hangi tür kişisel verilerin işlendiği (kimlik verisi, iletişim verisi, finansal veriler vb.).
- Veri Paylaşımı: Kişisel verilerin kimlerle paylaşıldığı ve bu verilerin nasıl saklandığı.
- Veri Güvenliği Tedbirleri: Alınan güvenlik önlemleri, şifreleme, yedekleme vb.
- İlgili Kişi Hakları: Veri sahiplerinin (yani kişisel verilerin sahibi olan bireylerin) hangi haklara sahip olduğu (veri erişim hakkı, düzeltme hakkı, silme hakkı vb.).
VERBİS Kaydı Yaptırmamanın Yaptırımları
KVKK‘ya göre, VERBİS kaydını yaptırmayan veri sorumluları hakkında bazı ciddi yaptırımlar uygulanabilir:
- İdari Para Cezası:
- VERBİS kaydı yapmayan veri sorumluları, KVKK‘nın 18. maddesi uyarınca idari para cezasına çarptırılabilir. Bu ceza, kişi başına 1.000 TL ile 1.000.000 TL arasında değişebilir.
- İzleme ve Denetim:
- Kişisel verilerin korunması konusunda şeffaflık sağlamak adına, denetimlerin yapılması, şirketlerin hukuka aykırı hareket etmesini engellemeye yönelik önlemler alınması sağlanır.
- Hukuki Sorumluluklar:
- Kişisel verilerin ihlali durumunda, VERBİS kaydının yapılmaması, daha ağır hukuki sorumluluklara yol açabilir.
VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
VERBİS kaydını yapmak için, veri sorumlularının Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK)’nun resmi internet sitesine başvurması gerekmektedir. Başvuru, VERBİS sistemi üzerinden çevrimiçi olarak yapılır ve kayıt işlemi adım adım tamamlanır.
- Başvuru: İlk olarak, VERBİS sistemine giriş yapılarak başvuru formu doldurulur.
- Veri Sorumlusunun Bilgileri: Şirket bilgileri, veri işleme amaçları, veri güvenliği önlemleri gibi bilgilerin girilmesi gerekmektedir.
- Doğrulama ve Onay: Başvuru tamamlandıktan sonra, ilgili kurum tarafından doğrulama yapılır ve kaydın onaylanması süreci başlatılır.
Sonuç olarak…
VERBİS kaydı, kişisel verilerin korunması sürecinin önemli bir parçasıdır. Şirketler ve diğer veri sorumluları için bu kaydı yapmak, hem hukuki zorunlulukları yerine getirmek hem de kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına kritik bir adımdır. Bu nedenle, veri sorumlularının KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmeleri, hem yasal açıdan hem de güvenlik açısından son derece önemlidir.
Eğer sizin de VERBİS kaydınız yoksa veya kaydınızda eksiklikler varsa, bir an önce düzenlemelerinizi yapmanız gerektiğini unutmayın. Aksi takdirde, hem yüksek idari para cezaları ile karşılaşabilir hem de şirketinizin itibarını zedeleyecek ciddi sorunlarla karşılaşabilirsiniz.Bu süreçte hukuki destek almak, haklarınızı en iyi şekilde savunmanızı sağlar ve mağduriyet yaşamanızı önler.